Kontakte – das Adressbuch

Textgrundlage von Fachmagazin c’t special Mac 2016/17

Das Adressbuch von macOS ist ein Born wichtiger Infos. Die intelligenten Gruppen sind nur sichtbar, wenn die Gruppenspalte eingeblendet ist, evtl. ist über cmd+1 nachzuhelfen.

Gruppen durch Auswahl der Kriterien

Vielleicht willst Du öfters Deine Freunde in der näheren Umgebung anschreiben, etwa um eine Wanderpartie in die Osterhorngruppe ins Leben zu rufen. Mit passenden Kriterien erfasst man schnell alle Kontakte aus der Heimatstadt: Alle Halleiner werden in eine Gruppe zusammengefasst, indem die Adressen das Wort Hallein enthält. Möchten umliegende Orte einbezogen sein, etwa Puch, ist ein weiteres Kriterium mit diesem Ortsnamen hinzuzufügen. Dabei ist darauf zu achten, dass „Enthält Visitenkarten mit einem der folgenden Eigenschaften“ ausgewählt ist – sonst erscheinen nur Halleiner, die in der Pucher Straße wohnen und umgekehrt.

Ist jemand Umgezogen und man trägt die neue Adresse ein, verschwindet der Kontakt aus der Gruppe. In der Kriterienauswahl im Untermenü gibt es neben „Andere“ auch das Feld „PLZ“, doch lässt dies keine Bereichsauswahl zu.

Intelligente Gruppen

Intelligente Gruppen stehen ebenso wie die händisch angelegten im Mail-Programm zur Verfügung. Hierzu gibt man den Gruppennamen in das Adressfeld ein, folglich geht die Nachricht an alle, die beim Zeitpunkt des abschicken Mitglieder der Gruppe sind. Wenn die Empfänger ohnehin Gewissheit, welche Empfänger der Gruppe dieses Schreiben erhalten oder auch die Empfänger es nicht zu Wissen brauchen, an wem die E-Mail herausgeht (weil sie sich untereinander ohnehin meist nicht kennen), kann man das Adressfeld „Blindkopie“ verwenden, das im Darstellungsmenü aktiviert wird.

Z. B.: Das Redaktionssystem wird schnell mit dem Filter „E-Mail endet mit ‚mac-and-i.de'“ zu einer Gruppe. Damit dort nicht die offizielle Visitenkarte der Gesamtredaktion dabei ist, ist ein zusätzliches Pflichtkriterium hinzuzufügen: „Name ist nicht leer“. Der Firmendatensatz hat den Haken gesetzt bei „Firma“, die Felder für Vor- und Nachname bleiben leer und von diesem Filter ausgeschlossen.

Datenpflege

Die Filterkriterien helfen auch bei der Datenpflege. Legt man etwa eine intelligente Gruppe namens „fehlende Geburtstage“ an. Mithilfe zweier Kriterien zeigt sie nur Personen an (keine Firmen, siehe oben), deren Geburtstagsfeld noch leer ist.

Wenn man organisierter an die Geburtstage von Freunden herangehen möchte. Dafür baut man eine Gruppe namens „haben bald Geburtstag“ für alle Kontakte, deren Wiegentag innerhalb des nächsten Monats liegt. In Kombination mit einem regelmäßigen Termin der Kalender-App wird man nie wieder im Freundeskreis mit unerwartetem Jubilar überrascht.

Briefumschläge und Adressetiketten

Der Druckdialog für Briefumschläge oder Adressetiketten aller Adressanten öffnet mit  cmd+P („Ablage / Drucken …“).

Im  Adressprogramm liegen einige Sonderformate im Drucken-Dialog: Wählt man eine oder mehrere Personen aus und öffnet den Druckdialog, hilft ein Assistent bei Ausdrucken von Briefumschlägen. Die Adresse des Absenders übernimmt er aus der Eigentümer-Vistitenkart. Im Reiter „Etikett“ ändert man den Schriftstil der Anschrift und entscheidet, ob der Brief an die Privat- oder Dienstages gehen soll. Für ein Logo in Form einer Bilddatei ist auch noch Platz. Hat man mehrere Personen ausgewählt, gibt der Drucker für alle einen bedruckten Umschlag aus, die eine Postadresse eingetragen haben.

Über die Stil-Auswahl wechselt man in ähnliche Assistenten für Adressenetiketten. Im Reiter „Layout“ legt man hier eine eigene Vorlage an, falls die eigene Etikettenvorlage nicht dem Avery-Standard entsprechen. Erst druckt mandabei stets ei Testexemplar auf Normalpapier und überprüft die Deckungsgleichheit mit dem vorgestanzten Etikettenformblatt, indem sie gegen das Licht gehalten wird.

Einmal begonnene Seiten kann man nicht fortsetzen. Auch bringt der Etiketten-Assistent nicht dasselbe Etikett mehrfach auf einer Seite, etwa für Absenderetiketten.

Darüber hinaus gibt es ein Listenformat, falls man etwa die gesammelten Adressen der Wandergruppe schnell in Papierform weitergeben möchte auch etwa Geburtstage und E-Mail-Adressen.