E-Mail am Mac

Inhaltserschließung von Fachmagazin c’t special Mac 2016/17

Das unscheinbar wirkende Mail-Programm von macOS entpuppt sich in der Praxis aussergewöhnlich im Gegensatz zum performanten iOS. Dieses Merkzettels empfehle ich fĂŒr weiterfĂŒhrenden Information oben angemerkte Fachzeitschrift.

Das E-Mail Programm

Das E-Mail Programm kann mehrere Konten verwalten, wobei der iCloud-Account normalerweise bereits eingerichtet ist. Weitere werden mit „Mail / Accounts hinzufĂŒgen“ oder in den Systemeinstellungen unter „Internetaccounts“ hinzugefĂŒgt.

Inhalt eines Postfachs

Der Inhalt eines Postfachs lĂ€sst sich ĂŒber das kleine Pfeilchen (Standards „Nach Datum sortieren“) in der Postfachanzeige filtern. Anklicke’s zeigt Mail standardmĂ€ĂŸig nur die ungelesenen Mails in einem Postfach. Mit einem Klick auf den aktiven Filter lassen sich weitere Kriterien wĂ€hlen oder kombinieren (etwa nur die noch nicht gelesenen Mails mit Dateianhang).

Favoritenleiste

Unterhalb der Symbolleiste zeigt Mail standardmĂ€ĂŸig die Favoritenleiste, fĂŒr raschen Zugriff kann man hier PostfĂ€cher aus der Seitenleiste ablegen. Von Haus aus ordnet Mail zusammengehörende E-Mails in Konversation an, womit sich alle Mails zu einem Thema mit einem Klick anzeigen lassen. Sollen die Mails lieber einzeln (und chronologisch) angezeigt sein, ist diese Anordnung unter „Darstellung / Nach Konversation ordnen“ zu deaktivieren.

Bilder und PDF-Dateien

Bilder und PDF-Dateien, die als Dateianhang zu verschicken sind, stellt Mail standardmĂ€ĂŸig  vollstĂ€ndig in der Nachricht dar. Diese Dateien lassen sich direkt in Mail bearbeiten (so kann man vor dem Versand einer PDF-Datei diese noch rasch um eine Markierung oder Notiz erweitern). Dazu klickt man in ein geöffnetes Dokument rechts oben auf den kleinen Pfeil und wĂ€hlt „Markierungen“. Die angebrachten Markierungen werden nicht in die Originaldatei ĂŒbernommen, sondern betreffen nur den Anhang.

FĂŒr’n Anfang.

Apple Mail und Server
… ein bisschen Technik zum VerstĂ€ndnis „AnhĂ€nge laden“

Apple Mail versteht die Server: POP3-, IMAP- und Exchange-Server.

Bei POP3 werden Mails vom Server geholt und dort nach einer gewissen Zeit gelöscht. Greifen mehrere GerÀte darauf zu, wissen sie nichts voneinander, und so bekommt der eine Mail-Client nicht mit, welche Mails man auf einem anderen GerÀt gelesen oder gelöscht hat.

Die IMAP- und Exchange-Protokolle belassen die Nachrichten dauerhaft auf dem Server. Lesestatus, Ordnerstruktur und Markierungen sind somit auf allen GerĂ€ten identisch, da sie immerwĂ€hrende nachschauen, was sich auf dem Server getan hat. Im Prinzip muss ein IMAP-Client nur die Mails herunterladen, die man gerade betrachtet. Apple geht hier einen anderen Weg: Es ladet normal alle Nachrichten auf den Mac, sodass diese dann nicht nur offline zur VerfĂŒgung stehen, sondern auch sehr schnell von Spotlight durchsucht werden können.

Darum kann die Einrichtung eines Accounts mit Hunderttausenden Mails und zig Ordnern bis zu mehrere Tage dauern. Beschleunigen kann man das, indem in „Mail / Einstellungen / Account“ Reiter „Accountinformationen“ die Option AnhĂ€nge laden auf Ohne umstellt. Somit werden nur die Mail-Texte geladen und die AnhĂ€nge je nach Bedarf; nebenher spart es Speicherplatz. Schaltet man das Laden der AnhĂ€nge erst nachtrĂ€glich aus, bleiben diese auf der Festplatte. Über Befehl „Wiederherstellen“ im Postfach-MenĂŒ lassen sich jedoch einzelne PostfĂ€cher zurĂŒcksetzen und neu vom Server laden, diesmal dann ohne AnhĂ€nge. Bei Wahl der AnhĂ€nge laden: „Zuletzt“ folgen nur noch anhĂ€nge von Mails auf dem Mac, die nicht Ă€lter als 15 Monate sind. Bilder, PDFs, Audiodateien und Videos lĂ€dt Mail aber generell nach.

BedieneroberflÀche

Standards zeigt Mail ein zweispaltiges Fenster, li. die Liste der Mails und re. den Inhalt der ausgewĂ€hlten Nachricht. Über die Favoritenleiste wechselt man in verschiedene Ordner – in Mail auch PostfĂ€cher genannt – wie „Eingang“, „Gesendet“ oder „EntwĂŒrfe“. Werden mehrere Accounts genutzt, gelangt man ĂŒber ein Dropdown-MenĂŒ in die entsprechenden Ordner eines Accounts. Grundlegend fĂŒhrt Mail nĂ€mlich die StandardpostfĂ€cher aller Accounts wie Eingang, Papierkorb und Archiv in einem Sammelpostfach zusammen.

Die SchaltflĂ€che PostfĂ€cher blendet eine dritte Spalte ein: die Seitenleiste mit der Ordnerstruktur. Hier kann man ĂŒber KontextmenĂŒ Ordner anlegen und umbenennen, gezielt Accounts synchronisieren oder Informationen. Die GrĂ¶ĂŸe der Symbole im Allgemeinen: Systemeinstellungen unter „Allgemein / GrĂ¶ĂŸe der Seitenleistensymbole“.

Mit cmd– oder Shift-Taste lassen sich mehrere Ordner gleichzeitig markieren, worauf die Mail-Liste alle Inhalte gemeinsam anzeigt. Ferner können Ordner und PostfĂ€cher mit der Maus in die Favoritenleiste gezogen und wieder heraus bewegt werden.

Konversationsansicht oder Zugehörige Mails einblenden

Über die Darstellungs-Optionen wird u. a. die Symbolleiste angepasst. So kann man dort eine SchaltflĂ€che fĂŒr das Umschalten der Konversationsansicht einfĂŒgen: sie gruppiert mehrere zusammengehörende E-Mails zu einem Listeneintrag, sodass man nicht die Übersicht verliert, wenn zu den einzelnen Antworten eines Themas noch weitere Mails eingetrudelt sind. Der Button Zugehörige Mails einblenden leistet Ähnliches, allerdings nicht fĂŒr die Mail-Liste, sondern fĂŒr die Nachrichtenansicht ganz  re. Diese zeigt dann nicht nur die li. ausgewĂ€hlten Mail an, sondern einen scrollbaren Strang aller zugehörigen Mails, dabei holt sich das Programm diese auch aus anderen PostfĂ€chern wie den Mails oder den gesendeten Mails.

Farbetiketten als FĂ€hnchen

Über die Symbolleiste oder das KontextmenĂŒ lassen sich Nachrichten mit sieben Farbetiketten als FĂ€hnchen kennzeichnen. Das ist z. B. praktisch, um einen Bearbeitungsstatus anzugeben oder Mails fĂŒr eine spĂ€tere Bearbeitung zu markieren. Sobald man verschiedene Farben markiert, erscheint vor dem Extrapostfach „Markiert“ ein Ausklappen-Pfeil. Zu jedem Etikett gibt es einen eigenen Unterordner, der nur die entsprechenden etikettierten Nachrichten auflistet. Damit man sich nicht merken muss, welche Bedeutung eine Farbe hat, kann man die Etiketten in der Seitenleiste ĂŒber das KontextmenĂŒ umbenennen.

TastaturkĂŒrzel

Apples Mail-Programm lĂ€sst sich fast ohne Maus bedienen. KĂŒrzel wie das Umschalten zwischen „Gelesen“ und „Ungelesen“: cmd+Shift+U stehen ebenso direkt in den MenĂŒs.

  • Zwischen den Spalten des Fensters wechseln:  Tab.
  • Durch die Listen navigieren: Pfeiltasten hoch und runter.
  • Unterordner und Konversationen ein- ausklappen: Pfeiltasten li. und re. Die Leertaste scrollt seitenweise durch eine E-Mail. Wird Shift+Leertaste gerĂŒckt geht es in die andere Richtung.
  • Enter öffnet eine Mail oder Konversation in einem neuen Fenster. Zwischen zwei Ordner oder Accounts wechseln, entweder Ablage-MenĂŒ (Neues Fenster) oder cmd+alt+N.
  • Im Fensterabschnitt der Nachrichten kann man mit den Pfeiltasten li./re. oder alt+hoch/runter durch die Mails einer Konversation springen, das klappt meist erst durch anklicken der Mail und hierauf der sichtbaren blauen Umrandung.
  • In die Favoritenleiste gelegte Ordner lassen sich mit cmd+1, cmd+2 usw. öffnen. DrĂŒckt man zusĂ€tzlich die ctrl-Taste, wird die gerade markierte Mail in den entsprechenden Ordner verschoben. Die KĂŒrzel sind auch im MenĂŒ „Postfach“ einzusehen.

Über Systemeinstellung „Tastatur“ lassen sich auch Befehle mit TastaturkĂŒrzel versehen, die sonst keines haben. Bspw. „Alle Konversationen erweitern“, der jegliche Diskussion-Threads in der Mail-Liste aufklappt.

  • Systemeinstellungen / Tastatur Reiter „Kurzbefehle“, Abschnitt „App Tastaturkurzbefehle“.
  • Über die Plus-SchaltflĂ€che einen neuen Eintrag hinzufĂŒgen und dort das Programm „Mail“ auswĂ€hlen.
  • Im Feld MenĂŒ den den exakten MenĂŒbefehl eintragen und ihm ein KĂŒrzel zuweisen.

Zur Beachtung, dass das KĂŒrzel noch nicht vergeben sein sollte oder man es nicht anderweitig benötigt, da vorhandene KĂŒrzel ĂŒberschrieben werden. Endet ein Befehl mit Auslassungspunkten (
), kann es sein, das das KĂŒrzel nicht angenommen wird. In diesem Fall kann man das Sonderzeichen fĂŒr Auslassungspunkte probieren, alt+Punkt. Mal steht davor auch ein geschĂŒtztes Leerzeichen, alt+Leertaste.

Versteckte Funktionen

Umleite-Funktion

Das Weiterleiten einer Mail ist sicherlich jedem vertraut, doch die im MenĂŒ „E-Mail“ versteckte „Umleite-Funktion“ ist weniger bekannt: Sie schickt eine Nachricht unverĂ€ndert an andere Personen, so als hĂ€tte der ursprĂŒngliche Absender die Nachricht direkt dorthin geschickt. Etwas abstrus ist dabei, dass das ursprĂŒngliche Absende-Datum verwendet wird. Hat jemand sein Postfach nach dem Gesendet-Datum statt dem Empfangsdatum sortiert, erscheint eine gerade erhaltenen umgeleitete Mails Ă€lteren Datums beim ihm weiter unten  im Postfach. Eine Umleitung eignet sich besonders, wenn man eine Mail versehentlich bekommen hat, und gar nicht weiter in die Diskussion mit einbezogen werden möchte. Benötigt man diese Funktion hĂ€ufiger, kann man sich diese in die Symbolleiste legen.

Erneut senden

Ähnlich ist der Befehl „Erneut senden“: Shift+cmd+D, im MenĂŒ E-Mail, nur dass man hier selbst der Absender ist. Das ist praktikabel, wenn man z. B. bei einer Rundmail einige EmpfĂ€nger vergessen hat. So wĂ€hlt man einfach die Mail im Gesendet-Ordner auf und ruft den Befehl „Erneut senden“ auf und schickt die Nachricht an die noch ausstehenden Personen.

Mail-Liste einfÀrben

E-Mails lassen nicht nur mit vordefinierten Etiketten versehen, sondern auch in der Mail-Liste einfĂ€rben. Hierzu blendet man mittels cmd+Shift+C oder mit dem selbst eingefĂŒgten Symbolleisten-Button fĂŒr die Farbpalette ein und definiert eine Hintergrundfarbe, sichtbar wird diese erst bei Auswahl einer andern Mail. Bei IMAP-PostfĂ€chern synchronisiert die Farbe sogar auf andere Macs. Über Regeln lassen sich Mails zudem automatisiert einfĂ€rben, wobei man hier neben der Hintergrundfarbe sogar die Textfarbe verĂ€ndern kann.

Ordner mit Emoji-Symbole

Mit kleinen Trick lassen sich einzelne PostfÀcher oder intelligente Ordner etwas auffÀlliger gestalten. Die farbigen Emoji-Symbole (ctrl+cmd+Leertaste) eignen sich der Verwendung: So könnte ein intelligente Postfach, das nur die Mail von heute anzeigt ein buntes Kalendersymbol tragen.

Tipp bei fehlerhaften VervollstÀndigung

Beim Eintippen der EmpfĂ€ngeradresse vervollstĂ€ndigt Mail diese automatisch. Diese an sich praktikable Funktion stört, wenn sich das Programm auch Mail-Adressen mit Tippfehlern oder inzwischen ungĂŒltige Adressanten gemerkt hat. Da hilft im MenĂŒ Fenster der Befehl „Vorherige EmpfĂ€nger“: Dort kann man die unerwĂŒnschte Adressanten entfernen oder gleich alles löschen, somit vervollstĂ€ndigt Mail nur noch anhand der Kontaktdaten in Adressbuch.

Suchen und Filtern

Ein enormes Werkzeug ist die Suchfunktion von Mail, um schnell zu einer gesuchten Nachricht zu gelangen. Bei der Eingabe schlĂ€gt sie mögliche Eingrenzungen der Suche vor (Suchkriterium), bspw. die Suche nach Personen oder einem Betreff. Bei Auswahl eines Vorschlags erscheint in der Eingabemaske ein KĂ€stchen mit dem Suchbegriff und vorangestellten „Suchkriterium“: Anklicke’s kann man es z. B. von „An“ auf „Von“ oder „Gesamte E-Mail“ umschalten. Bei mehreren Suchbegriffen mĂŒssen alle ĂŒbereinstimmen – sie werden also wie mit einem „UND“ verknĂŒpft.

Suche mit ODER und NICHT auch Klammern

Flexibler wird es, wenn du die Suche eigens mit den logischen Operatoren „ODER“ und „NICHT“ verwendest. Klammern sind auch möglich, um Suchbegriffe zusammenzufassen. Die Eingabe von Betreff: Hochzeit UND (Von: Klaus ODER Von: Karl) sucht nach allen Nachrichten, deren Betreff das Wort „Hochzeit“ enthĂ€lt und von Klaus oder Karl verschickt wurden. Nach dem Suchkriterium sollte nach dem Doppelpunkt immer ein Leerzeichen stehen. Außerdem kann man statt „NICHT“ einem Begriff auch ein Minus-Zeichen voranstellen: „Zahlung an“ -Paypal

Nach Begriffen mit Leerzeichen suchen

Gleich wie in Suchmaschinen lassen sich mehrere Wörter in AnfĂŒhrungszeichen setzen, um nach Begriffen mit Leerzeichen suchen zu können.

Alle weiteren Nachrichten einer Person sehen

Manchmal erhĂ€lt man eine Mail und möchte direkt alle weiteren Nachrichten von dieser Person sehen. Am schnellsten geht das, wenn man mit der Maus ĂŒber den Absender fĂ€hrt, auf das erscheinende Pfeilchen klickt und dann die „Suchen“-Direktive ausfĂŒhrt. Alternativ kann man ein Leerzeichen im Suchfeld eingeben und den Absender per Drag & Drop involvieren.

Die Suche auf bestimmte PostfÀcher einschrÀnken

Nach eingĂ€be des Suchbegriffs lĂ€sst sich die Suche ĂŒber die Favoritenleiste auf bestimmte PostfĂ€cher einschrĂ€nken. Auch könnte man betreffendes aus dieser Suche als intelligenter Ordner abspeichern und mĂŒsste dessen hĂ€ufiger Suche nicht erneut eintippen.

Schnellfilter

Dagegen bietet Mail auch den Schnellfilter an und man erspart sich evtl. das Anlegen eines intelligenten Postfachs oder die Verwendung der Suche, außerdem muss man hierzu den soeben sichtbaren Ordner nicht verlassen. Den Filter aktiviert oder deaktiviert man ĂŒber das kleine Kreissymbol mit den drei Strichen recht oben der Mail-Liste oder cmd+L. Standards blendet die Funktion alle gelesenen Mails aus. Klick’s  auf den blau gefĂ€rbten Begriff  hinter „Gefiltert nach“, lassen sich weitere Kriterien wie „Markiert“, „An: mich“, „Nur von VIP“ oder „Nur E-Mail mit AnhĂ€ngen“ hinzu schalten.

Intelligente Ordner – Erweiterte-Ordner

Meine Anmerkung: Die Bezeichnung „intelligente Ordner“ ist vage, vielmehr stellen diese Erweiterungen dar und fnden hier in Bezeichnung „Erweiterte-Ordner“ seinen Zweck.

Die „Erweiterten-Ordner“ sind faktisch keine Ordner, in die man E-Mails bewegen kann, sondern virtuelle Verzeichnisse, die Nachrichten anhand von Suchkriterien aus dem gesamten Bestand herausfiltern. Sie halten sich automatisch auf den neuesten Stand und sind oft praktikabler als Ordner, die man von Hand pflegt.

Zudem können Mails in mehreren Erweiterte-Ordner sichtbar sein, ohne dass man platzraubende Duplikate benötigt:

  • So ein Spezialorder darf beliebig viele Suchkriterien enthalten, doch muss man sich fĂŒr den gesamten Ordner entscheiden, ob alle Kriterien zutreffen sollen oder ein einzelnes bereis ausreicht. Eine Verschachteln wie bei iTunes gibt es nicht.

Mehrere Erweiterte-Ordner können also kombiniert werden:

Möchte man z. B. alle mit einer Flagge markierten E-Mails mit Rechnungen im PDF-Format anzeigen:

  • Du erzeugst erst einen Erweiterten-Ordner, der alle infrage kommenden Begriffe fĂŒr den Betreff auflistet, etwa „Rechnung“ und „Zahlung“. Hinzu die Option umstellen: „EnthĂ€lt E-Mails, die“ auf „eine“, damit ein einzelner Suchbegriff ausreicht.
  • Beim zweiten Erweiterten-Ordner ist sodann die Option auf „alle“ zu belassen und fĂŒr die Kriterien des Anhangstyps „PDF“ und die Markierung hinzufĂŒgen. Anschließend die ErgĂ€nzung: das Kriterium, „E-Mail ist im Postfach“ und den zuvor erzeugten Erweiterten-Ordner auswĂ€hlen.

Regeln zum Automatisieren

Neu eingetroffene Nachrichten werden Einstellungen der Posteingangsregeln von Mail anhand verschiedener Kriterien verarbeitet. Treffen die Kriterien zu, lassen sich eintreffende Mails z. B. verschieben, kopieren, löschen oder farbig markieren.

Wer öfters im Internet einkauft, bekommt jedes Mal eine BestellbestÀtigung und oft noch eine separate Rechnung zugesandt. Anstatt diese Mails immer manuell ins Archiv zu verschieben, kann man das auch von der Anwendung nach Vorgaben erledigen lassen.

Dazu ĂŒberprĂŒft eine Regel die eingehende Nachricht nach Begriffen im Betreff und Shopabsendern:

  • Also doppelklick: die Aktion „Bewegen in“ hinzufĂŒgen und dort den Sammelordner „Archiv“ auswĂ€hlen und nicht etwa einen Account innerhalb des Archiv-Ordners. Dadurch verschiebt die Regel eine Mail immer in den passgenauen Archiv-Ordner des Eingangs-Accounts … durch die Regel kann man noch veranlassen, einen besonderen Ton abzuspielen und eine Nachricht an die Mitteilungszentrale zu senden – so muss man den Browser nicht verlassen, um mitzubekommen, dass die Bestellung durchgefĂŒhrt wurde.

Eine Regel auf lĂ€ngst in einem Postfach liegende Mails, hilft der Befehl „Regeln anwenden“ im KontextmenĂŒ. Jedoch können keine gezielt, einzelne Regeln ausgewĂ€hlt werden. Wenn dies erwĂŒnscht, hilft das Plug-in „Mail Act-One“. Das erweitert Mail nicht nur zum Regeln, die auf Knopfdruck starten, sondern auch um Postausgangsregeln, die Mails vor oder nach dem Versand weiterverarbeiten.

Spam ausfliegen

Die Zeiten von Tausenden Spammails sind lĂ€ngst vorbei und nicht zuletzt, weil viele Mailprovider schon im Vorfeld auf dem Server offensichtlichen Spam aussortieren. Doch sickern noch viele unerwĂŒnschte Nachrichten in den Posteingang.

Mail hat meisterhaften Spam-Filter integriert, der sich  in Mithilfe des Anwenders ĂŒber die Zeit trainiert: UnerwĂŒnschte Werbung mittels in der Symbolleiste oder dem KĂŒrzel Shift+cmd+J (wie Junk) markieren – ĂŒber denselben Befehl lĂ€sst sich eine verkehrt als Spam angemerkte Nachricht wieder als neutral einstufen. Wichtig ist, nur konkretes Spam zu markieren und nicht wie etwa bestellte Newsletter, bei denen man zu faul ist, sie wieder abzubestellen. Viele Anbieter sind nĂ€mlich darauf bedacht, nicht die typischen Kriterien einer Spammail zu erfĂŒllen. Anders wĂŒrde man dafĂŒr sorgen, dass Mail viel hĂ€ufiger auch unverfĂ€ngliche Mails deklassiert.

Ist der Spam-Filter hinlĂ€nglich zuverlĂ€ssig trainiert, kann man Spam in den Einstellungen dazu bringen, dass er Mails nicht nur markiert, sondern automatisch in den Ordner „Ist Werbung“ verschiebt.

Tipp fĂŒr Experten: Eine gut eingestellte Spamerkennung kann man auch auf andere Macs ĂŒbertragen: Das Programm Mail beenden und aus dem Benutzer-Ordner „~/Library/Mail/V4/MailData/“ die Datei „LSMMap2“ kopieren und auf anderen GerĂ€ten in das entsprechende Verzeichnis.

Mit Stil schreiben.

Mail kann reine Textnachrichten und formatierte HTML-Mails versenden. Das Format lĂ€sst sich ĂŒber Format-MenĂŒ oder dem KĂŒrzel Shift+cmd+T umschalten. In den Einstellungen ĂŒber Reiter „Verfassen“ kann man ein Standardformat festlegen. Die Textauszeichnungen fĂŒr Mail sind allerdings beschrĂ€nkt – eine Datei als Anhang kann ja immer gesendet werden 


… bis hier die Beschreibung fĂŒr normale Anwendung, u. a. Weiteres fĂŒr Experten, siehe bitte entsprechende Fachzeitschrift.

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