PDFs in der App Vorschau

Textgrundlage von Fachmagazin c’t special Mac 2016/17

MacOS setzt intern ganz auf PDF. Um Dateien dieses Formats zu erzeugen, oder zu bearbeiten, muss man nicht externe Tools installieren.

In der App sog. namens Vorschau lassen sich u. a. PDF-Formulare ausfüllen und mit einer Signatur versehen. Bei mehrseitigen PDF-Dateien kann man die Seitenreihenfolge ändern. Um zwei Dateien zusammenzufassen, markiert man die Datei im Finder, sodann in Vorschau öffnen und die Seiten der einen auf die andere Datei schieben. Um Seiten herauszunehmen, sind diese einfach auf dem Schreitisch abzulegen.

Nicht gewünschte Seiten in einem PDF entfernen

Das Universaltalent Vorschau für Bilder und Formate ist bei der Handhabung von PDFs trefflich. So kann man bspw. mit wenigen Klicks nicht gewünschte Seiten in einem PDF entfernen.

  • Hierzu stellt man erst die Darstellung um. Bei PDFs mit wenigen Seiten reicht die Darstellung „Miniaturen“. Ab etwa 16 Seiten ergibt sich die Ansicht „Kontaktbogen“, da sie die Monitorfläche besser ausnutzt.
  • Falls in der Miniatur-Ansicht nur das Titelblatt zu sehen ist, klappt man die Seiten-Vorschau mit einem Klick li. neben dem Dateinamen heraus.

Seiten lassen sich nun beliebig selektieren und mit dem Kürzel cmd+Backspace löschen. Wenn das nicht gelingt, handelt es sich höchstwahrscheinlich um ein geschütztes PDF – hier hilft oftmals das erneute Exportieren in ein neues PDF mit dem Befehl „Ablage / Als PDF exportieren“.

Umsortieren von PDF-Seiten

Das Umsortieren von PDF-Seiten gelingt, indem man die gewünschten Seiten selektiert und mit der Maus an eine andere Stelle des Dokuments verschiebt. Das funktioniert auch zwischen mehreren PDFs, sodass man Seiten aus unterschiedlichen Quellen zusammenfügen kann. Wie oben kurz erwähnt, können Seiten markiert, kopiert und durch den Befehl „Ablage / Neu aus der Zwischenablage“ ein neues PDF mit diesem Inhalt anlegt werden. Alternativ kann man die gewünschten PDF-Seiten auf den Schreibtisch oder in einen Ordner ziehen, dann landet das PDF gleich da, wo man es haben will. Um nun ein PDF mit allen Seiten zu ergänzen, zieht man diese Datei vom Finder an die gewünschte Position in der Miniatur-Ansicht. Beim Umsortieren muss man ein wenig darauf achten, ob die Miniaturleiste verschiedene Dokumente anzeigt. Mehrere PDFs trennt die Vorschau mit einer dünnen Linie – so könnte auch Material an der falschen Stelle landen oder man löscht keine Seiten, sondern ein ganzes PDF – und muss daher ein bisschen aufpassen.

PDF Inhalt in einem neuen Projekt wiederverwenden

Mitunter möchte man Inhalt eines PDF in einem neuen Projekt wiederverwenden, es existieren aber nur wenige Programme, die PDF zum Bearbeiten öffnen können – und selbst ein Experte wie Adobe Illustrator macht das nicht ohne Fehler. Man kann aber problemlos Texte und Bilder aus einem PDF entnehmen.

Eine Seite mit Grafiken oder Fotos exportiert man am besten als TIFF oder PNG, umrisse dann in einer Bildbearbeitung zu beschneiden und weiter zu bearbeiten, etwa von dem umgehenden Text zu befreien. Eine Auflösung von 150 dpi reicht für den normalen Tintenstrahldrucker, für Topqualität Offsetdruck maximal 300 dpi.

Text kann man über die Zwischenablage kopieren und mitsamt Formatierung in einem anderen Programm einfügen. Am einfachsten ist mit cmd+A, den gesamten Text eines PDF zu erfassen. Wenn man die Alt-Taste gedrückt hält, kann man Text leichter spaltenweise markieren und kopieren.

Wenn man ein möglichst platzsparendes PDF erzeugen möchte, etwa um es per Mail versenden, exportiert man das Dokument mit dem Befehl „Ablage / Exportieren / PDF“ in ein neues PDF und aktiviert im Dateidialog den Quartz-Filter „Reduct File Size“. Gerade  PDFs mit vielen Pixelbilddateien geraten so deutlich kompakter.

Rückgängig-Aktionen

Wenn man sich beim Bearbeiten vertan hat, kann der Schritt widerrufen werden, auch mehrere Rückgängig-Aktionen sind für die Vorschau kein Problem. Man sollte nur im Hinterkopf behalten, dass die App ohne Rückfrage den aktuellen Stand eines Dokuments überschreibt, sobald es geschlossen wird. Aber es besteht die Möglichkeit, die verschiedenen Versionen einer Datei über „Ablage / Zurücksetzen auf / Alle Versionen“ durchzuschauen und auf einen früheren Stand zurückzusetzen. Sicherer ist es, von Anfang an mit einer Kopie des Originals zu arbeiten.