E-Mail am Mac

Textgrundlage von Fachmagazin c’t special Mac 2016/17

Das unscheinbar wirkende Mail-Programm von macOS entpuppt sich in der Praxis ausgesprochner Performanz. Dieses Merkzettels empfehle ich weiterführenden Information oben angemerkte Fachzeitschrift.

Das E-Mail Programm

Das E-Mail Programm kann mehrere Konten verwalten, wobei der iCloud-Account normalerweise bereits eingerichtet ist. Weitere werden mit „Mail / Accounts hinzufügen“ oder in den Systemeinstellungen unter „Internetaccounts“ hinzugefügt.

Inhalt eines Postfachs

Der Inhalt eines Postfachs lässt sich über das kleine Pfeilchen (Standards „Nach Datum sortieren“) in der Postfachanzeige filtern. Anklicke’s zeigt Mail standardmäßig nur die ungelesenen Mails in einem Postfach. Mit einem Klick auf den aktiven Filter lassen sich weitere Kriterien wählen oder kombinieren (etwa nur die noch nicht gelesenen Mails mit Dateianhang).

Favoritenleiste

Unterhalb der Symbolleiste zeigt Mail standardmäßig die Favoritenleiste, für raschen Zugriff kann man hier Postfächer aus der Seitenleiste ablegen. Von Haus aus ordnet Mail zusammengehörende E-Mails in Konversation an, womit sich alle Mails zu einem Thema mit einem Klick anzeigen lassen. Sollen die Mails lieber einzeln (und chronologisch) angezeigt sein, ist diese Anordnung unter „Darstellung / Nach Konversation ordnen“ zu deaktivieren.

Bilder und PDF-Dateien

Bilder und PDF-Dateien, die als Dateianhang zu verschicken sind, stellt Mail standardmäßig  vollständig in der Nachricht dar. Diese Dateien lassen sich direkt in Mail bearbeiten (so kann man vor dem Versand einer PDF-Datei diese noch rasch um eine Markierung oder Notiz erweitern). Dazu klickt man in ein geöffnetes Dokument rechts oben auf den kleinen Pfeil und wählt „Markierungen“. Die angebrachten Markierungen werden nicht in die Originaldatei übernommen, sondern betreffen nur den Anhang.

Für’n Anfang.

Apple Mail und Server
… ein bisschen Technik zum Verständnis „Anhänge laden“

Apple Mail versteht die Server: POP3-, IMAP- und Exchange-Server.

Bei POP3 werden Mails vom Server geholt und dort nach einer gewissen Zeit gelöscht. Greifen mehrere Geräte darauf zu, wissen sie nichts voneinander, und so bekommt der eine Mail-Client nicht mit, welche Mails man auf einem anderen Gerät gelesen oder gelöscht hat.

Die IMAP- und Exchange-Protokolle belassen die Nachrichten dauerhaft auf dem Server. Lesestatus, Ordnerstruktur und Markierungen sind somit auf allen Geräten identisch, da sie immerwährende nachschauen, was sich auf dem Server getan hat. Im Prinzip muss ein IMAP-Client nur die Mails herunterladen, die man gerade betrachtet. Apple geht hier einen anderen Weg: Es ladet normal alle Nachrichten auf den Mac, sodass diese dann nicht nur offline zur Verfügung stehen, sondern auch sehr schnell von Spotlight durchsucht werden können.

Darum kann die Einrichtung eines Accounts mit Hunderttausenden Mails und zig Ordnern bis zu mehrere Tage dauern. Beschleunigen kann man das, indem in „Mail / Einstellungen / Account“ Reiter „Accountinformationen“ die Option Anhänge laden auf Ohne umstellt. Somit werden nur die Mail-Texte geladen und die Anhänge je nach Bedarf; nebenher spart es Speicherplatz. Schaltet man das Laden der Anhänge erst nachträglich aus, bleiben diese auf der Festplatte. Über Befehl „Wiederherstellen“ im Postfach-Menü lassen sich jedoch einzelne Postfächer zurücksetzen und neu vom Server laden, diesmal dann ohne Anhänge. Bei Wahl der Anhänge laden: „Zuletzt“ folgen nur noch anhänge von Mails auf dem Mac, die nicht älter als 15 Monate sind. Bilder, PDFs, Audiodateien und Videos lädt Mail aber generell nach.

Bedieneroberfläche

Standards zeigt Mail ein zweispaltiges Fenster, li. die Liste der Mails und re. den Inhalt der ausgewählten Nachricht. Über die Favoritenleiste wechselt man in verschiedene Ordner – in Mail auch Postfächer genannt – wie „Eingang“, „Gesendet“ oder „Entwürfe“. Werden mehrere Accounts genutzt, gelangt man über ein Dropdown-Menü in die entsprechenden Ordner eines Accounts. Grundlegend führt Mail nämlich die Standardpostfächer aller Accounts wie Eingang, Papierkorb und Archiv in einem Sammelpostfach zusammen.

Die Schaltfläche Postfächer blendet eine dritte Spalte ein: die Seitenleiste mit der Ordnerstruktur. Hier kann man über Kontextmenü Ordner anlegen und umbenennen, gezielt Accounts synchronisieren oder Informationen. Die Größe der Symbole im Allgemeinen: Systemeinstellungen unter „Allgemein / Größe der Seitenleistensymbole“.

Mit cmd– oder Shift-Taste lassen sich mehrere Ordner gleichzeitig markieren, worauf die Mail-Liste alle Inhalte gemeinsam anzeigt. Ferner können Ordner und Postfächer mit der Maus in die Favoritenleiste gezogen und wieder heraus bewegt werden.

Konversationsansicht oder Zugehörige Mails einblenden

Über die Darstellungs-Optionen wird u. a. die Symbolleiste angepasst. So kann man dort eine Schaltfläche für das Umschalten der Konversationsansicht einfügen: sie gruppiert mehrere zusammengehörende E-Mails zu einem Listeneintrag, sodass man nicht die Übersicht verliert, wenn zu den einzelnen Antworten eines Themas noch weitere Mails eingetrudelt sind. Der Button Zugehörige Mails einblenden leistet Ähnliches, allerdings nicht für die Mail-Liste, sondern für die Nachrichtenansicht ganz  re. Diese zeigt dann nicht nur die li. ausgewählten Mail an, sondern einen scrollbaren Strang aller zugehörigen Mails, dabei holt sich das Programm diese auch aus anderen Postfächern wie den Mails oder den gesendeten Mails.

Farbetiketten als Fähnchen

Über die Symbolleiste oder das Kontextmenü lassen sich Nachrichten mit sieben Farbetiketten als Fähnchen kennzeichnen. Das ist z. B. praktisch, um einen Bearbeitungsstatus anzugeben oder Mails für eine spätere Bearbeitung zu markieren. Sobald man verschiedene Farben markiert, erscheint vor dem Extrapostfach „Markiert“ ein Ausklappen-Pfeil. Zu jedem Etikett gibt es einen eigenen Unterordner, der nur die entsprechenden etikettierten Nachrichten auflistet. Damit man sich nicht merken muss, welche Bedeutung eine Farbe hat, kann man die Etiketten in der Seitenleiste über das Kontextmenü umbenennen.

Tastaturkürzel

Apples Mail-Programm lässt sich fast ohne Maus bedienen. Kürzel wie das Umschalten zwischen „Gelesen“ und „Ungelesen“: cmd+Shift+U stehen ebenso direkt in den Menüs.

  • Zwischen den Spalten des Fensters wechseln:  Tab.
  • Durch die Listen navigieren: Pfeiltasten hoch und runter.
  • Unterordner und Konversationen ein- ausklappen: Pfeiltasten li. und re. Die Leertaste scrollt seitenweise durch eine E-Mail. Wird Shift+Leertaste gerückt geht es in die andere Richtung.
  • Enter öffnet eine Mail oder Konversation in einem neuen Fenster. Zwischen zwei Ordner oder Accounts wechseln, entweder Ablage-Menü (Neues Fenster) oder cmd+alt+N.
  • Im Fensterabschnitt der Nachrichten kann man mit den Pfeiltasten li./re. oder alt+hoch/runter durch die Mails einer Konversation springen, das klappt meist erst durch anklicken der Mail und hierauf der sichtbaren blauen Umrandung.
  • In die Favoritenleiste gelegte Ordner lassen sich mit cmd+1, cmd+2 usw. öffnen. Drückt man zusätzlich die ctrl-Taste, wird die gerade markierte Mail in den entsprechenden Ordner verschoben. Die Kürzel sind auch im Menü „Postfach“ einzusehen.

Über Systemeinstellung „Tastatur“ lassen sich auch Befehle mit Tastaturkürzel versehen, die sonst keines haben. Bspw. „Alle Konversationen erweitern“, der jegliche Diskussion-Threads in der Mail-Liste aufklappt.

  • Systemeinstellungen / Tastatur Reiter „Kurzbefehle“, Abschnitt „App Tastaturkurzbefehle“.
  • Über die Plus-Schaltfläche einen neuen Eintrag hinzufügen und dort das Programm „Mail“ auswählen.
  • Im Feld Menü den den exakten Menübefehl eintragen und ihm ein Kürzel zuweisen.

Zur Beachtung, dass das Kürzel noch nicht vergeben sein sollte oder man es nicht anderweitig benötigt, da vorhandene Kürzel überschrieben werden. Endet ein Befehl mit Auslassungspunkten (…), kann es sein, das das Kürzel nicht angenommen wird. In diesem Fall kann man das Sonderzeichen für Auslassungspunkte probieren, alt+Punkt. Mal steht davor auch ein geschütztes Leerzeichen, alt+Leertaste.

Versteckte Funktionen

Umleite-Funktion

Das Weiterleiten einer Mail ist sicherlich jedem vertraut, doch die im Menü „E-Mail“ versteckte „Umleite-Funktion“ ist weniger bekannt: Sie schickt eine Nachricht unverändert an andere Personen, so als hätte der ursprüngliche Absender die Nachricht direkt dorthin geschickt. Etwas abstrus ist dabei, dass das ursprüngliche Absende-Datum verwendet wird. Hat jemand sein Postfach nach dem Gesendet-Datum statt dem Empfangsdatum sortiert, erscheint eine gerade erhaltenen umgeleitete Mails älteren Datums beim ihm weiter unten  im Postfach. Eine Umleitung eignet sich besonders, wenn man eine Mail versehentlich bekommen hat, und gar nicht weiter in die Diskussion mit einbezogen werden möchte. Benötigt man diese Funktion häufiger, kann man sich diese in die Symbolleiste legen.

Erneut senden

Ähnlich ist der Befehl „Erneut senden“: Shift+cmd+D, im Menü E-Mail, nur dass man hier selbst der Absender ist. Das ist praktikabel, wenn man z. B. bei einer Rundmail einige Empfänger vergessen hat. So wählt man einfach die Mail im Gesendet-Ordner auf und ruft den Befehl „Erneut senden“ auf und schickt die Nachricht an die noch ausstehenden Personen.

Mail-Liste einfärben

E-Mails lassen nicht nur mit vordefinierten Etiketten versehen, sondern auch in der Mail-Liste einfärben. Hierzu blendet man mittels cmd+Shift+C oder mit dem selbst eingefügten Symbolleisten-Button für die Farbpalette ein und definiert eine Hintergrundfarbe, sichtbar wird diese erst bei Auswahl einer andern Mail. Bei IMAP-Postfächern synchronisiert die Farbe sogar auf andere Macs. Über Regeln lassen sich Mails zudem automatisiert einfärben, wobei man hier neben der Hintergrundfarbe sogar die Textfarbe verändern kann.

Ordner mit Emoji-Symbole

Mit kleinen Trick lassen sich einzelne Postfächer oder intelligente Ordner etwas auffälliger gestalten. Die farbigen Emoji-Symbole (ctrl+cmd+Leertaste) eignen sich der Verwendung: So könnte ein intelligente Postfach, das nur die Mail von heute anzeigt ein buntes Kalendersymbol tragen.

Tipp bei fehlerhaften Vervollständigung

Beim Eintippen der Empfängeradresse vervollständigt Mail diese automatisch. Diese an sich praktikable Funktion stört, wenn sich das Programm auch Mail-Adressen mit Tippfehlern oder inzwischen ungültige Adressanten gemerkt hat. Da hilft im Menü Fenster der Befehl „Vorherige Empfänger“: Dort kann man die unerwünschte Adressanten entfernen oder gleich alles löschen, somit vervollständigt Mail nur noch anhand der Kontaktdaten in Adressbuch.

Suchen und Filtern

Ein enormes Werkzeug ist die Suchfunktion von Mail, um schnell zu einer gesuchten Nachricht zu gelangen. Bei der Eingabe schlägt sie mögliche Eingrenzungen der Suche vor (Suchkriterium), bspw. die Suche nach Personen oder einem Betreff. Bei Auswahl eines Vorschlags erscheint in der Eingabemaske ein Kästchen mit dem Suchbegriff und vorangestellten „Suchkriterium“: Anklicke’s kann man es z. B. von „An“ auf „Von“ oder „Gesamte E-Mail“ umschalten. Bei mehreren Suchbegriffen müssen alle übereinstimmen – sie werden also wie mit einem „UND“ verknüpft.

Suche mit ODER und NICHT auch Klammern

Flexibler wird es, wenn du die Suche eigens mit den logischen Operatoren „ODER“ und „NICHT“ verwendest. Weiters sind auch Klammern möglich, um Suchbegriffe zusammenzufassen. Die Eingabe von Betreff: Hochzeit UND (Von: Klaus ODER Von: Karl) sucht nach allen Nachrichten, deren Betreff das Wort „Hochzeit“ enthält und von Klaus oder Karl verschickt wurden. Nach dem Suchkriterium sollte nach dem Doppelpunkt immer ein Leerzeichen stehen. Außerdem kann man statt „NICHT“ einem Begriff auch ein Minus-Zeichen voranstellen: „Zahlung an“ -Paypal

Nach Begriffen mit Leerzeichen suchen

Gleich wie in Suchmaschinen lassen sich mehrere Wörter in Anführungszeichen setzen, um nach Begriffen mit Leerzeichen suchen zu können.

Alle weiteren Nachrichten einer Person sehen

Manchmal erhält man eine Mail und möchte direkt alle weiteren Nachrichten von dieser Person sehen. Am schnellsten geht das, wenn man mit der Maus über den Absender fährt, auf das erscheinende Pfeilchen klickt und dann die „Suchen“-Direktive ausführt. Alternativ kann man ein Leerzeichen im Suchfeld eingeben und den Absender per Drag & Drop involvieren.

Die Suche auf bestimmte Postfächer einschränken

Nach eingäbe des Suchbegriffs lässt sich die Suche über die Favoritenleiste auf bestimmte Postfächer einschränken. Auch könnte man betreffendes aus dieser Suche als intelligenter Ordner abspeichern und müsste dessen häufiger Suche nicht erneut eintippen.

Schnellfilter

Dagegen bietet Mail auch den Schnellfilter an und man erspart sich evtl. das Anlegen eines intelligenten Postfachs oder die Verwendung der Suche, außerdem muss man hierzu den soeben sichtbaren Ordner nicht verlassen. Den Filter aktiviert oder deaktiviert man über das kleine Kreissymbol mit den drei Strichen recht oben der Mail-Liste oder cmd+L. Standards blendet die Funktion alle gelesenen Mails aus. Klick’s  auf den blau gefärbten Begriff  hinter „Gefiltert nach“, lassen sich weitere Kriterien wie „Markiert“, „An: mich“, „Nur von VIP“ oder „Nur E-Mail mit Anhängen“ hinzu schalten.

Intelligente Ordner

Die intelligenten Ordner sind faktisch keine Ordner, in die man E-Mails bewegen kann, sondern virtuelle Verzeichnisse, die Nachrichten anhand von Suchkriterien aus dem gesamten Bestand herausfiltern. Sie halten sich automatisch auf den neuesten Stand und sind oft praktikabler als Ordner, die man von Hand pflegt.

Zudem können Mails in mehreren intelligenten Ordnern sichtbar sein, ohne dass man platzraubende Duplikate benötigt:

  • So ein Spezialorder darf beliebig viele Suchkriterien enthalten, doch muss man sich für den gesamten Ordner entscheiden, ob alle Kriterien zutreffen sollen oder ein einzelnes bereis ausreicht. Eine Verschachteln wie bei iTunes gibt es nicht.
Mehrere intelligente Ordner können also kombiniert werden:

Möchte man z. B. alle mit einer Flagge markierten E-Mails mit Rechnungen im PDF-Format anzeigen:

  • Du erzeugst erst einen intelligenten Ordner, der alle infrage kommenden Begriffe für den Betreff auflistet, etwa „Rechnung“ und „Zahlung“. Hinzu die Option umstellen: „Enthält E-Mails, die“ auf „eine“, damit ein einzelner Suchbegriff ausreicht.
  • Beim zweiten intelligenten Ordner ist sodann die Option auf „alle“ zu belassen und für die Kriterien des Anhangstyps „PDF“ und die Markierung hinzufügen. Anschließend die Ergänzung: das Kriterium, „E-Mail ist im Postfach“ und den zuvor erzeugten intelligenten Ordner auswählen.

Regeln zum Automatisieren

Neu eingetroffene Nachrichten werden Einstellungen der Posteingangsregeln von Mail anhand verschiedener Kriterien verarbeitet. Treffen die Kriterien zu, lassen sich eintreffende Mails z. B. verschieben, kopieren, löschen oder farbig markieren.

Wer öfters im Internet einkauft, bekommt jedes Mal eine Bestellbestätigung und oft noch eine separate Rechnung zugesandt. Anstatt diese Mails immer manuell ins Archiv zu verschieben, kann man das auch von der Anwendung nach Vorgaben erledigen lassen.

Dazu überprüft eine Regel die eingehende Nachricht nach Begriffen im Betreff und Shopabsendern:

  • Also doppelklick: die Aktion „Bewegen in“ hinzufügen und dort den Sammelordner „Archiv“ auswählen und nicht etwa einen Account innerhalb des Archiv-Ordners. Dadurch verschiebt die Regel eine Mail immer in den passgenauen Archiv-Ordner des Eingangs-Accounts … durch die Regel kann man noch veranlassen, einen besonderen Ton abzuspielen und eine Nachricht an die Mitteilungszentrale zu senden – so muss man den Browser nicht verlassen, um mitzubekommen, dass die Bestellung durchgeführt wurde.

Eine Regel auf längst in einem Postfach liegende Mails, hilft der Befehl „Regeln anwenden“ im Kontextmenü. Jedoch können keine gezielt, einzelne Regeln ausgewählt werden. Wenn dies erwünscht, hilft das Plug-in „Mail Act-One“. Das erweitert Mail nicht nur zum Regeln, die auf Knopfdruck starten, sondern auch um Postausgangsregeln, die Mails vor oder nach dem Versand weiterverarbeiten.

Spam ausfliegen

Die Zeiten von Tausenden Spammails sind längst vorbei und nicht zuletzt, weil viele Mailprovider schon im Vorfeld auf dem Server offensichtlichen Spam aussortieren. Doch sickern noch viele unerwünschte Nachrichten in den Posteingang.

Mail hat meisterhaften Spam-Filter integriert, der sich  in Mithilfe des Anwenders über die Zeit trainiert: Unerwünschte Werbung mittels in der Symbolleiste oder dem Kürzel Shift+cmd+J (wie Junk) markieren – über denselben Befehl lässt sich eine verkehrt als Spam angemerkte Nachricht wieder als neutral einstufen. Wichtig ist, nur konkretes Spam zu markieren und nicht wie etwa bestellte Newsletter, bei denen man zu faul ist, sie wieder abzubestellen. Viele Anbieter sind nämlich darauf bedacht, nicht die typischen Kriterien einer Spammail zu erfüllen. Anders würde man dafür sorgen, dass Mail viel häufiger auch unverfängliche Mails deklassiert.

Ist der Spam-Filter hinlänglich zuverlässig trainiert, kann man Spam in den Einstellungen dazu bringen, dass er Mails nicht nur markiert, sondern automatisch in den Ordner „Ist Werbung“ verschiebt.

Tipp für Experten: Eine gut eingestellte Spamerkennung kann man auch auf andere Macs übertragen: Das Programm Mail beenden und aus dem Benutzer-Ordner „~/Library/Mail/V4/MailData/“ die Datei „LSMMap2“ kopieren und auf anderen Geräten in das entsprechende Verzeichnis.

Mit Stil schreiben.

Mail kann reine Textnachrichten und formatierte HTML-Mails versenden. Das Format lässt sich über Format-Menü oder dem Kürzel Shift+cmd+T umschalten. In den Einstellungen über Reiter „Verfassen“ kann man ein Standardformat festlegen. Die Textauszeichnungen für Mail sind allerdings beschränkt – eine Datei als Anhang kann ja immer gesendet werden …

… bis hier die Beschreibung für normale Anwendung, u. a. Weiteres für Experten, siehe bitte entsprechende Fachzeitschrift.